Wir sortieren Ihre Akten innerhalb der Jahrgänge alphanumerisch. Danach erstellen wir digitale Fotos von jedem Karton mit den Aktenordner-Beschriftungen. Abschließend sortieren wir die Kartons in unsere Regalanlagen ein.
Die Akten-Registrierung läuft i.d.R. wie folgt ab:
- Wir sortieren Ihre Akten innerhalb der Jahrgänge alphanumerisch entsprechend der Aktenordner-Beschriftungen (z.B. nach Rechnungs-Nummern etc.).
- Wir vergeben die endgültigen Karton-Nummern.
- Wir erstellen digitale Fotos von jedem Karton mit den Beschriftungen der Aktenordner, welche in diese Kartons hineingelegt wurden.
- Die Dateinamen der digitalen Fotos sind identisch mit den endgültigen Karton-Nummern.
- Die Dateien mit den digitalen Fotos werden u.a.
- auf externen Festplatten und USB-Sticks gesichert,
- bzw. auf CDs / DVDs gebrannt.
- Sie erhalten einen Datenträger (wunschgemäß: USB-Stick oder CD / DVD) mit diesen Dateien (Bilder-Galerie).
- Im Falle einer Aktenanfrage kann dadurch gezielt auf die gewünschten Unterlagen zugegriffen und die Anfragen schnell beantwortet werden.
- Wir sortieren die Kartons abschließend in Regalanlagen der AKTENFARM ein.
Auf Wunsch kann von dem oben beschriebenen Verfahren der Akten-Registrierung abgewichen werden:
- Akten von Kartons, welche wunschgemäß von Ihnen befüllt, beschriftet und zusätzlich noch versiegelt wurden, können von uns entsprechend nicht alphanumerisch sortiert werden.
- Kartons, welche wunschgemäß von Ihnen befüllt und beschriftet wurden, müssen von uns nicht zwingend alphanumerisch sortiert oder digital fotografiert werden.
- In beiden Konstellationen ist allerdings nachteilig, dass wir im Falle einer Aktenanfrage nicht gezielt auf einzelne Aktenordner zugreifen können (siehe Akten-Zugriff).
Falls wunschgemäß dem oben beschriebenen Verfahren der Akten-Registrierung abgewichen werden sollte, stellen wir Ihnen selbstverständlich nur die von uns erbrachten Leistungen in Rechnung.