• § 1 Begriffsdefinitionen
• § 2 Geltung dieser AGB
• § 3 Zustandekommen des Vertrages
• § 4 Vertragsgegenstand
• § 4.1 Aktenkartonbereitstellung (Bereitstellung der Standard-Aktenkartons)
• § 4.2 Aktenerfassung (Befüllung und Beschriftung der Kartons)
• § 4.3 Aktentransport (Transport der Kartons zur AKTENFARM)
• § 4.4 Aktenregistrierung (EDV-mäßige Registrierung und Einsortierung)
• § 4.5 Aktenlagerung (ordnungsgemäße Aufbewahrung der Akten)
• § 4.6 Aktenzugriff (Recherche und Rücksendung von Unterlagen)
• § 4.7 Aktenvernichtung (Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist)
• § 5 Datenschutz
• § 6 Pflichten des AG
• § 7 Haftung
• § 8 Laufzeit
• § 9 Kündigung
• § 10 Vergütung
• § 11 Zahlungsbedingungen
• § 12 Zahlungsverzug
• § 13 Sonstige Vereinbarungen

1. „AGB“ sind diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen der AKTENFARM – Peter v. Spreckelsen.
2. „AG“ im Sinne dieser AGB sind der Auftraggeber und seine Erfüllungsgehilfen.
3. „AN“ im Sinne dieser AGB sind der Auftragnehmer (AKTENFARM – Peter v. Spreckelsen) und seine Erfüllungsgehilfen.
4. „Akten“ im Sinne dieser AGB sind alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gemäß der gesetzlichen Regelungen.

1. Nachstehende AGB gelten für alle Leistungen des AN. Der AN führt auch alle künftigen Leistungen ausschließlich auf Grundlage dieser AGB (in der jeweils neuesten Fassung) aus, selbst wenn nicht noch einmal ausdrücklich auf diese AGB verwiesen wird.
2. Mit Erteilung eines Auftrages oder Annahme der ersten Leistung erkennt der AG die ausschließliche Geltung dieser AGB an. Gegenteiligen Erklärungen des AG bezüglich der Geltung seiner AGB werden hiermit ausdrücklich widersprochen.
3. Von diesen AGB abweichende Vereinbarungen gelten nur, soweit diese im Vertrag schriftlich fixiert und vom AN ausdrücklich anerkannt wurden.

1. Angebote des AN sind freibleibend und unverbindlich.
2. Abbildungen und Angaben auf der Website, in Angeboten, Preislisten und sonstigem Werbematerial des AN sind nur annähernd maßgebend, soweit sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden. Änderungen bleiben dem AN vorbehalten.
3. Aufträge des AG sind für diesen verbindlich. Tritt der AG von einem Auftrag aus Gründen zurück, die der AN nicht zu verantworten hat, ist der AG zur Entschädigung der bereits entstandenen Kosten einschließlich Arbeits- und Verdienstausfall verpflichtet.
4. Aufträge gelten für den AN erst dann als verbindlich angenommen, wenn sie vom AN schriftlich bestätigt wurden.
5. Kostenvoranschläge des AN gelten:
   • ausschließlich in schriftlicher Form
   • lediglich für die darin aufgeführten Leistungen
   • bei Erteilung des gesamten Auftrages
   • der Höhe nach nur annähernd als verbindlich

1. Vertragsgegenstand sind die Leistungen, die der AN für den AG im Zusammenhang mit der Akteneinlagerung erbringt. Die üblichen Leistungen werden in diesen AGB bezeichnet und detailliert beschrieben.
2. Da diese AGB Bestandteil des Vertrages zwischen AN und AG sind, kann im Vertrag auf eine erneute detaillierte Beschreibung der Leistungen verzichtet werden. Im Vertrag werden nur die Leistungen und die geschätzte Menge aufgeführt.
3. Alle Leistungen werden gemäß der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes erbracht.
4. Der AN ist ermächtigt, sich für alle zu erbringenden Leistungen geeigneter Subunternehmer zu bedienen.
5. Die kleinste Abrecheneinheit ist jeweils ein Karton.

1. Dienstleistung des AN:

• Aktenkartonstellung, d. h. der AN stellt dem AG leere Kartons bereit, die:
• standardisierte Abmessungen haben (Innenmaße: L x B x H): 41,5 cm x 32 cm x 29 cm
• mit je 5 breiten DIN A4 Aktenordnern (Rückenbreite 8 cm) befüllt werden können oder
• mit je 8 schmalen DIN A4 Aktenordnern (Rückenbreite 5 cm) befüllt werden können
• optimiert sind für eine liegende Befüllung, d. h. die Aktenordner liegen so in den Kartons, dass die Rücken nach oben zeigen
• mit einen Deckel verschlossen werden können
• Anlieferung der leeren Kartons:
• an die Adresse des AG oder
• an eine vom AG schriftlich mitgeteilte Lieferadresse
• zu dem vom AG genannten Termin

    2.   Vergütung des AN:

• die Aktenkartonstellung wird je Karton abgerechnet
• die Anlieferung der leeren Kartons ist kostenlos

1. Dienstleistung:

• Der AG hat die Wahl, ob:
• der AG diese Leistung selbst erbringen möchte oder
• der AN diese Leistung erbringen darf

• Aktenerfassung, d. h. Feststellung gemäß der gesetzlichen Regelungen:
• welche Akten einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, bzw.
• für welche Akten die Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist
• wie lang die Aufbewahrungsfrist für die jeweiligen Akten noch läuft
• Kartonierung:
• Befüllung der Kartons mit den Aktenordnern, wobei die Aktenordner so in die Kartons gelegt werden, dass die Rücken nach oben zeigen
• Beschriftung der Kartons, wobei die Kartons jeweils auf einer Stirnseite und einer Längsseite wie folgt beschriftet werden (die mit einem * markierten Angaben sind Pflichtangaben):
• Firmenname *
• lfd. Karton-Nr. *
• Vernichtungsjahr *
• Bereiche
• Abteilungen
• Kostenstellen
• Bezeichnungen
• Jahre: von … bis …
• Durch den AG unsachgemäß befüllte oder beschriftete Kartons kann der AN ablehnen. Der AG hat in diesem Fall für Nachbesserung auf eigene Kosten zu sorgen.

    2.   Vergütung des AN:

• die Aktenerfassung incl. Kartonierung durch den AG ist kostenlos
• die Aktenerfassung incl. Kartonierung durch den AN wird je Karton abgerechnet

1. Dienstleistung des AN:

• Übernahme der kartonierten Akten des AG durch den AN. Die Kartons mit den übernommenen Akten werden im Übernahmeprotokoll aufgelistet und dieses vom AG und AN mit ihrer Unterschrift bestätigt, nur die hier aufgeführten Kartons gelten als vom AN übernommen.
• Beladung der Transportfahrzeuge mit den Kartons (je nach Menge werden Sattelschlepper, 7,5-Tonner, Transporter oder Mini-Vans ggf. mit Anhänger eingesetzt)
• Aktentransport zum Aktenlager des AN
• Entladung der Transportfahrzeuge im Aktenlager des AN

    2.   Vergütung des AN:

• der Aktentransport incl. Be- und Entladung wird je Karton abgerechnet

1. Dienstleistung des AN:

• Aktenregistrierung in dem Aktenlager des AN:
• Registrierung von vorliegenden Front-End-Daten (für den AG relevant):
• Firmenname
• lfd. Karton-Nr.
• Vernichtungsjahr
• Bereiche
• Abteilungen
• Kostenstellen
• Bezeichnungen
• Jahre: von … bis …
• Registrierung von vorliegenden Back-End-Daten (für den AN relevant):
• Identifikations-Nr.
• Einlagerungsdatum
• Gebäude
• Geschoss
• Regal-Nr.
• Regalseite
• Regalzeile
• Regalspalte
• Kartonplatz
• Erstellung einer Registrierliste und einer unverbindlichen Vernichtungsliste
• Zusendung der Registrierliste und der unverbindlichen Vernichtungsliste an den AG:
• als Ausdruck per Fax oder Post bzw.
• als Datei per E-Mail oder auf Diskette / CD per Post
• Einlagerung in die Regalanlagen des AN zum Beginn der Lagerung

    2.   Vergütung des AN:

• die Aktenregistrierung incl. Einlagerung wird je Karton abgerechnet

1. Dienstleistung des AN:

• Aktenlagerung (sach- und fachgerecht):
• unter Beachtung aller notwendigen Voraussetzungen, wie:
• Sicherheit
• Brandschutz
• Klima
• im Aktenlager des AN am Standort Gintoft 22, 24972 Steinbergkirche. Der AN ist berechtigt, den Standort des Aktenlagers mit einer schriftlichen Ankündigungsfrist von einem Monat auf eigene Kosten zu verlegen, sofern die Voraussetzungen einer sach- und fachgerechten Aktenlagerung weiterhin voll erfüllt bleiben.
• Auslagerung aus den Regalanlagen des AN zum Ende der Lagerung

    2.   Vergütung des AN:

• die Aktenlagerung incl. Auslagerung wird je Karton entsprechend seiner Lagerungsdauer abgerechnet

1. Einsichtnahme durch AG

1. Dienstleistung des AN:

• Prüfung der Zugriffsberechtigung des Anfragenden. Zugriffsberechtigt sind ausschließlich der AG oder vom AG schriftlich bevollmächtige Personen
• Auslagerung der schriftlich angeforderten Kartons und Bereitstellung dieser Kartons für die Einsichtnahme:
• in separaten Räumen des AN
• mit der Nutzungsmöglichkeit eines Kopierers
• nach Absprache innerhalb der Geschäftszeiten des AN
• Wiedereinlagerung der Kartons nach Abschluss der Einsichtnahme

    2.   Vergütung des AN:

• die Aus- und Wiedereinlagerung wird je Arbeitsstunde abgerechnet
• die Nutzung separater Räume für die Einsichtnahme wird je Stunde abgerechnet
• die Nutzung eines Kopierers für die Einsichtnahme wird je Kopie abgerechnet

 

2. Rücksendung von Kartons

1. Dienstleistung des AN:

• Prüfung der Zugriffsberechtigung des Anfragenden. Zugriffsberechtigt sind ausschließlich der AG oder vom AG schriftlich bevollmächtige Personen
• Auslagerung der schriftlich angeforderten Kartons (möglichst unter Nennung der lfd. Karton-Nr.) sowie Eintragung in die Rücksendungsliste
• Rücksendung der angeforderten Kartons per Post oder Kurierdienst an den AG, i. d. R. zum nächsten Werktag oder per Spedition, wenn dies vom Umfang her geboten ist
• Wiedereinlagerung der Kartons, sobald diese vom AG zurückgegeben wurden, sowie Austragung aus der Rücksendungsliste

    2.   Vergütung des AN:

• die Aus- und Wiedereinlagerung wird je Arbeitsstunde abgerechnet
• die Rücksendung von Kartons erfolgt zum Selbstkostenpreis in Höhe der Kosten der Post, des Kurierdienstes oder der Spedition
• der AN hat das Recht, die Rücksendung nur gegen Vorkasse durch Gutschrift auf sein Konto durchzuführen

 

3. Recherche und Rücksendung einzelner Unterlagen

1. Dienstleistung des AN:

• Prüfung der Zugriffsberechtigung des Anfragenden. Zugriffsberechtigt sind ausschließlich der AG oder vom AG schriftlich bevollmächtige Personen
• Recherche nach schriftlich angeforderten einzelnen Aktenordnern innerhalb eines Kartons, bzw. einzelnen Dokumenten innerhalb eines Aktenordners
• Rücksendung der einzelnen Aktenordner oder der einzelnen Dokumente per Post oder Kurierdienst, bzw. per Fax, i. d. R. zum nächsten Werktag per Fax schneller
• Eintragung der versandten Originale in die Rücksendungliste
• Wiedereinlagerung der Originale, sobald diese zurückgegeben wurden, sowie Austragung aus der Rücksendungsliste.

 

    2.   Vergütung des AN:

• die Aus- und Wiedereinlagerung wird je Arbeitsstunde abgerechnet
• die Recherche einzelner Unterlagen wird je Arbeitsstunde abgerechnet
• die Rücksendung einzelner Unterlagen erfolgt zum Selbstkostenpreis in Höhe der Kosten der Post oder des Kurierdienstes und des Fax
• der AN hat das Recht, die Rücksendung nur gegen Vorkasse durch Gutschrift auf sein Konto durchzuführen

1. Dienstleistung:

• Anlieferung:
• der AN sendet dem AG eine unverbindliche Vernichtungsliste
• der AG sendet dem AN eine verbindliche Vernichtungsliste
• der AN liefert die zu venichtenden Akten an den Aktenvernichter
• der AG hat das Recht, Anlieferung und Vernichtung seiner Akten jederzeit zu überwachen, soweit nicht die Sicherheitsbelange anderer Kunden dadurch berührt werden
• Aktenvernichtung:
• der AN führt die Vernichtung der Akten unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes durch
• der AG erhält nach erfolgter Vernichtung ein Zertifikat über die ordnungsgemäße Aktenvernichtung
• Entsorgung:
• der AN entsorgt die vernichteten Akten unter Beachtung des Kreislaufwirtschafts- und Abfallgeseztes
• Zahlungsbedingungen:
• der AG zahlt an den AN den Betrag für die Aktenvernichtung bereits im Voraus
• der AN verwaltet den Betrag treuhänderisch zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Aktenvernichtung
• dem AN steht der treuhänderisch verwaltete Betrag für die Aktenvernichtung zzgl. aufgelaufener Zinsen in voller Höhe zur freien Verfügung
• die aufgelaufenen Zinsen sollen etwaige Kostensteigerungen des Aktenvernichters abdecken

    2.   Vergütung des AN:

• die Aktenvernichtung incl. Anlieferung und Entsorgung wird je Karton abgerechnet

1. Der AN erbringt seine Leistungen gemäß den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes.
2. Insbesondere unter Beachtung der in § 5 BDSG geforderten Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis sowie den in § 9 und der Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG geforderten technischen und organisatorischen Maßnahmen, wie z. B.:
• Zugangskontrolle
• Benutzerkontrolle
• Zugriffskontrolle
• Transportkontrolle

1. Der AG hat die Pflicht:
• den AN im Rahmen seiner Auftragserfüllung in jeglicher Hinsicht nach besten Kräften zu unterstützen
• den AN unverzüglich zu informieren, falls ihm Umstände bekannt werden, die eine ordnungsgemäße und sichere Leistungserbringung des AN in irgendeiner Weise beeinträchtigen könnten, sowie solche Umstände zu verhindern und zu beseitigen
• für Rückfragen des AN zur Verfügung zu stehen
• Änderungen seiner Adresse schriftlich bekannt zu geben. Für den Fall der Verletzung dieser Pflicht gelten Erklärungen des AN an die zuletzt bekannt gegebene Adresse als zugestellt
• dem AN ausschließlich handelsübliche Akten zur Lagerung zu übergeben. Die Lagerung von anderen, insbesondere harten nicht zerkleinerungsfähigen Gegenständen jeglicher Art sowie von Gefahrgut ist nicht gestattet
• dafür Sorge zu tragen, dass unbefugten Dritten der Zugang zu seinen Akten nicht möglich ist, solange diese nicht dem AN mittels Übernahmeprotokoll übergeben wurden
• die abzuholenden Akten so bereitzustellen, dass die Abholung durch den AN ohne Behinderungen oder Verwechslungen vorgenommen werden kann, i. d. R. ebenerdig
• der alleinigen und vollständigen Verantwortung, Datenherrschaft, Beweislast, Eigentum und Haftung für Art, Inhalt und Umfang der dem AN zu übergebenden Akten insgesamt und im Einzelnen
• weitergehende Schäden, die nicht der Haftung des AN unterliegen selbst zu versichern
• die Leistungen des AN regelmäßig zu kontrollieren und etwaige offensichtliche Mängel unverzüglich, spätestens innerhalb von 8 Tagen nach erbrachter Leistung schriftlich zu melden
• keine Rechte aus dem Vertrag an Dritte abzutreten
• nach Ablauf der Einlagerungsfrist, sämtliche übergebenen Akten auf seine Kosten zurückzunehmen, sofern nicht die Aktenvernichtung durch den AN vereinbart wurde
• bei Beendigung des Vertrages alle in seinem Besitz befindlichen Gegenstände des AN unaufgefordert dem AN zurückzugeben.
2. Diese o. g. Pflichten des AG sind wesentliche und unabdingbare Bestandteile und Voraussetzungen für die Durchführung des Vertrages, insbesondere für die dem AN obliegenden Leistungspflichten. Ein Verstoß des AG gegen seine Pflichten befreit den AN von seiner Leistungspflicht und von seiner Haftung.

1. Der AN verpflichtet sich bei mangelhafter Leistung zur kostenlosen Nachbesserung, Ersatzbeschaffung oder Rückerstattung nach seiner Wahl.
2. Der AN haftet dem AG für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden, allerdings nur:
• für unmittelbare Personen-, Sach- oder Vermögensschäden
• maximal bis zur Höhe der von ihm abgeschlossenen Betriebshaftpflichtversicherung; derzeit
• Personen- und Sachschäden 1.500.000,00 €
• Vermögensschäden 50.000,00 €
• maximal bis zur Höhe des Auftragswertes entsprechend der vertraglich vereinbarten Vergütung
3. Eine weitergehende Haftung des AN wird ausgeschlossen. Der AN haftet insbesondere nicht für:
• Folgeschäden jeder Art
• Umfang der Akten, wie z. B.:
• Vollständigkeit, Vollzähligkeit
• Verlust durch physischen Verfall, zufälligen Untergang oder höhere Gewalt
• Inhalt der Akten, wie z. B.:
• sachliche und inhaltliche Richtigkeit der Akten
• Richtigkeit von auf Basis der Akten erstellter Dokumente
• Richtigkeit der Übermittlung
• Schäden durch Nichtbeachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
• Schäden Dritter, wegen derer der AG in Anspruch genommen wird
4. Der AG haftet dem AN für etwaige Schäden, die durch Nichteinhaltung seiner Pflichten entstehen.
5. Etwaige Ansprüche gegen den AN verjähren in einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Zeitpunkt, ab dem der AG von der Entstehung der Ansprüche Kenntnis erlangt hat, bzw. bei Wahrnehmung seiner Sorgfaltspflicht Kenntnis erlangt hätte.

1. Die Laufzeit des Vertrages beginnt ab dem in diesen AGB definierten Zustandekommen des Vertrages.
2. Die Laufzeit des Vertrages umfasst den in den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen definierten Zeitraum, d. h. bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der letzten Akten.
3. Die Laufzeit des Vertrages endet mit Zustellung des Vernichtungszertifikates bzw. der Rückgabe der Akten an den AG durch den AN.

1. Eine vorzeitige Kündigung des Vertrages ist ausgeschlossen.
2. AN und AG haben aber das Recht zur fristlosen Kündigung, wenn eine der Vertragsparteien in grober Weise, trotz schriftlicher Aufforderung, nachhaltig gegen seine vertraglichen Pflichten verstößt.
3. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bedarf es keiner gesonderten Kündigung.

1. Die Vergütung des AN errechnet sich aus:
• den im Vertrag vereinbarten Leistungen und
• den in der Anlage zum Vertrag vereinbarten Preisen sowie
• der im Übernahmeprotokoll bestätigten Menge bzw.
• dem Umfang der Zugriffe sowie der Höhe der geleisteten Auslagen
2. Die Vergütung des AN erfolgt gegen gesonderte Rechnungslegung durch den AN.
3. Der AN ist zur Erhebung von Pauschalsätzen und Abschlagszahlungen berechtigt.
4. Wenn seit Zustandekommen des Vertrages eine maßgebliche Erhöhung der Kosten eingetreten ist, die wirtschaftliche Grundlage des Vertrages ist, so ist das Entgelt neu zu regeln. Dies gilt insbesondere bei Änderungen von gesetzlichen Bestimmungen oder behördlichen Auflagen, Tarifabschlüssen sowie Marktveränderungen.
5. Alle Preise sind Nettopreise zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

1. Alle Rechnungen sind binnen 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig.
2. Zahlungen gelten erst mit Gutschrift auf dem Konto des AN als erfolgt.
3. Aufrechnungen durch den AG sind nur mit unbestrittenen oder rechtskräftigen Gegenforderungen zulässig.
4. Es besteht für den AN keine Rückerstattungspflicht für bereits erfolgte Zahlungen.

1. Bei Zahlungsverzug ist der AN berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 5% über dem jeweiligen Diskontsatz der Deutschen Bundesbank und die entstandenen Kosten in Rechnung zu stellen.
2. Bei erheblichem Zahlungsverzug oder Einstellung der Zahlungen, Eröffnung des gerichtlichen Vergleichs- oder Insolvenzverfahren über das Vermögen oder bei begründetem Zweifel an der Kreditwürdigkeit des AG wird die Gesamtforderung des AN gegen den AG sofort fällig.

1. Alle Änderungen und Ergänzungen des Vertrages müssen schriftlich unter Bezug auf den Vertrag erfolgen, mündliche Vereinbarungen sind ungültig.
2. Sollten eine oder mehrere Vereinbarungen des Vertrages unwirksam sein, wird die Wirksamkeit der anderen Vereinbarungen dadurch nicht berührt. In einem solchen Fall ist der Vertrag vielmehr seinem Sinne gemäß durchzuführen und AG und AN sind verpflichtet, eine unwirksame Vereinbarung durch eine wirksame zu ersetzen, die den wirtschaftlichen Zweck am besten erfüllt. Entsprechend ist zu verfahren, wenn sich bei der Durchführung des Vertrages eine ergänzungsbedürftige Lücke ergibt.
3. Alleiniger Erfüllungsort und Gerichtsstand wegen gegenwärtiger oder zukünftiger Streitigkeiten aus der Durchführung des Vertrages ist Flensburg.